6 de julio de 2020
Con la legislación de la semana laboral justa que sigue desarrollándose en todo Estados Unidos, las herramientas de programación podrían ser la respuesta que tanto los empleadores como los empleados están buscando.
La ley de la "semana laboral justa" (también conocida como "programación predictiva") se puso en marcha en Chicago la semana pasada, exigiendo a los empleadores que notifiquen a los empleados por adelantado sus horarios, o que paguen una prima por los cambios de última hora.
Al igual que la legislación ya aprobada en otras partes del país (incluidos Oregón, San Francisco y Nueva York), el objetivo de la semana laboral justa es proporcionar a los trabajadores vulnerables que trabajan por turnos (típicamente en el comercio de restaurantes y minoristas) horarios más predecibles y estables, y compensarlos cuando no son tan predecibles.
Los requisitos varían según las jurisdicciones (en sí mismo un tema de discusión), pero en general hay cinco elementos comunes:
- Los empleadores deben notificar a los empleados con un mínimo de antelación sus horarios (por ejemplo, en Chicago los empleados deben ser notificados con un mínimo de 10 días de antelación).
- Si un empleador cambia el horario de un trabajador con menos antelación de la requerida, debe pagarle una multa conocida como "pago previsible", que puede aumentar cuanto más se acerque la fecha del turno en que se realiza el cambio.
- Los empleados tienen el "derecho al descanso", es decir, a rechazar las horas de trabajo que empiezan menos de un número mínimo de horas después del final de un turno (coloquialmente conocido como "clopening", donde un empleado trabaja tanto en el turno cerrado como en el abierto). Se requiere un consentimiento documentado si un empleado desea renunciar a este derecho.
- Se deben ofrecer horas de trabajo adicionales a los empleados a tiempo parcial existentes antes de contratar a un nuevo empleado.
- Se espera que los empleadores mantengan registros detallados que sirvan como prueba de su cumplimiento.
Existen disposiciones para que los empleados puedan seguir intercambiando turnos o iniciando cambios de horario (sin que el empleador incurra en una sanción).
¿Por qué los cambios?
Con demasiada frecuencia, los trabajadores por turnos son objeto de horarios de trabajo erráticos y suelen ser objeto de cancelaciones de turnos de última hora, duraciones de turnos más cortas y preaviso de turnos cortos. Esto dificulta que los empleados planifiquen sus semanas, desde los ingresos anticipados hasta los requisitos de cuidado de los niños o incluso que acepten turnos con otros empleadores. En algunos casos, estos cambios de última hora también dan lugar a sanciones financieras para el empleado (considérese el caso en que un trabajador ha contratado a una niñera para un turno de 10 horas y ha pagado un billete de autobús a/desde su lugar de trabajo sólo para que se le diga a su llegada que su turno se ha reducido y que ya no es necesario).
El impacto en las empresas
En teoría, estos nuevos requisitos son un paso positivo para los empleados de las industrias, con el objetivo de abordar la naturaleza impredecible del "empleo por turnos" y proporcionar a los empleados una mejor capacidad para gestionar sus vidas fuera del trabajo.
Sin embargo, en la práctica , el cumplimiento de estos nuevos requisitos puede parecer un mundo de esfuerzo, sobre todo en un momento en que las necesidades de personal son tan desconocidas debido a COVID-19. Familiarizarse con los nuevos requisitos, cambiar los procesos de programación, capacitar a los gerentes y llevar registros detallados son todos gastos generales adicionales que las empresas deben afrontar para garantizar el cumplimiento, y es probable que todo ello tenga un costo que se repercuta en el consumidor final.
La disparidad entre las jurisdicciones es motivo de preocupación adicional para las empresas más grandes, con diferentes requisitos para todo, desde quiénes son los afectados hasta las tasas de penalización y el período de preaviso requerido - ¡una pesadilla administrativa!
Lo que las empresas deben hacer
La razón por la que a muchas empresas les resulta tan difícil predecir sus horarios puede simplemente reducirse a la falta de tecnología. Estas empresas, que antes dependían del lápiz y el papel o de las hojas de cálculo de Excel para sus necesidades de programación, ahora recurrirán a las herramientas electrónicas de programación para llevar un seguimiento de los horarios, notificar a los empleados y cumplir mejor con las normativas laborales locales.
Puede que estemos predicando a los conversos aquí, pero hay numerosos beneficios al usar tales herramientas, tanto para asegurar el cumplimiento justo de la semana laboral como en la programación general y la eficiencia de la gestión de los empleados.
Programación simplificada
- Los modelos de previsión pueden facilitar la programación avanzada utilizando datos anteriores para anticipar las necesidades futuras de personal.
- Los empleados pueden establecer su disponibilidad y falta de disponibilidad por adelantado, lo que les da una mejor capacidad para gestionar las responsabilidades fuera de sus puestos de trabajo y proporciona a los directivos una mejor visibilidad. También reduce el impacto de la búsqueda de reemplazos cuando un empleado llama para decir que está enfermo, sin necesidad de llamar o contactar a los empleados en su día libre.
- Se pueden crear y guardar plantillas de horarios, lo que agiliza la programación futura y reduce el tiempo que los gerentes dedican a la gestión de los horarios.
Con estas ventajas, se pueden emitir horarios fiables con semanas de antelación, lo que reduce al mínimo la necesidad de cambios de horario imprevistos y, por tanto, disminuye la probabilidad de que se pague la previsibilidad.
Notificaciones automáticas
- Los empleados pueden ser notificados instantáneamente cuando se publiquen o modifiquen los horarios mediante notificaciones push o mensajes in-app, sin necesidad de enviar numerosos textos o correos electrónicos o de que los empleados entren en la oficina.
- Los empleados pueden acceder en línea a los horarios actualizados las 24 horas del día, los 7 días de la semana, aunque los directivos pueden seguir disponiendo de copias impresas en las salas de personal.
- Las funciones de mensajería de chat permiten las comunicaciones individuales o de grupo, sin necesidad de buscar números de teléfono o direcciones de correo electrónico.
Mantenimiento de registros
Los instrumentos electrónicos suelen tener pistas de auditoría incorporadas para fines de mantenimiento de registros, pero otras formas de mantenimiento de registros pueden incluir:
- Grabación de cuándo se notificó cada turno / horario, así como cuando la notificación fue vista por el empleado.
- Seguimiento de los tiempos de inicio y fin de los turnos, por lo que también se calcula el período de descanso entre los turnos.
- Documentar el consentimiento de los empleados (por ejemplo, para el cierre o cambio de horario) a través de mensajes en la aplicación o preguntas/renuncias formales incorporadas en la aplicación.
Cambios de turno
- Se puede facultar a los trabajadores para que intercambien turnos o aprovechen las oportunidades de turnos adicionales que les convengan, habilitando las funciones de intercambio de turnos. Los gerentes pueden elegir si los intercambios requieren aprobación o si los empleados son libres de intercambiar y dejar como quieran.
Mientras que hay una jungla de administración por delante, la esperanza es que los empleadores también se beneficien de estas nuevas normas, en virtud de
- Reducción de los niveles de estrés tanto en los trabajadores como en los directivos
- Empleados más felices y productivos
- Reducción de la retención de empleados
Las leyes de la semana laboral justa siguen aplicándose en todo el país, por lo que hay que informarse y cumplirlas (ya que las consecuencias de su incumplimiento pueden ser importantes).