24 de agosto de 2020
Hay una gran cantidad de soluciones tecnológicas que ayudan a las pequeñas empresas a llevar sus negocios de forma más inteligente, desde sistemas de nómina y RRHH (como ADP Workforce Now) hasta sistemas de punto de venta. Sin embargo, muchas pequeñas empresas siguen utilizando Microsoft Excel para sus necesidades de programación en lugar de un creador de horarios en línea.
Los comentarios que a menudo recibimos de los usuarios que siguen utilizando plantillas de Excel para la programación de los empleados es que les permite sentirse "en control", con la información que necesitan inmediatamente al alcance de la mano, así como el hecho de que es "gratis". Pero lo que no es evidente es el costo, tiempo y esfuerzo que implica mantener los horarios en un solo repositorio manual.
Sigue leyendo para descubrir nuestras 5 razones principales por las que un creador de horarios en línea puede ahorrarte tiempo y dinero, sin importar el tamaño de tu negocio.
1. Acceder a la disponibilidad de los empleados en un solo lugar
Un programador en línea proporciona acceso actualizado a la disponibilidad de los empleados, las solicitudes de tiempo libre e incluso a las calificaciones - no más búsquedas en mensajes de texto y correos electrónicos para ver quién ha solicitado tiempo libre al escribir la agenda de la próxima semana. Incluso después de que se hayan publicado los horarios, los gerentes pueden ver cómo repercutirán en la lista las nuevas solicitudes de tiempo libre, con horarios que se actualizan automáticamente para eliminar a los trabajadores de sus turnos previamente asignados y crear oportunidades de turnos para que otros trabajadores los recojan.
2. Una sola fuente de verdad
Crear manualmente un horario cada semana no es tan difícil, es sólo una lista de nombres con algunas fechas y horas.
Sin embargo, mantener dicho horario actualizado y asegurar que sus empleados tengan la última y correcta copia es difícil. Rastrear las versiones y volver a emitir copias a los empleados después de las solicitudes de último minuto de tiempo libre o de enfermedad de los empleados es una tarea que requiere mucho tiempo, mientras que para los empleados puede ser muy confuso saber cuándo se espera que trabajen y dónde.
El uso de un programador en línea asegura que tanto los gerentes como los empleados siempre tengan acceso al horario actual, y como está en línea pueden acceder a él en cualquier lugar y en cualquier momento.
3. No más correos electrónicos y textos
¿Le suena familiar este escenario? Te despierta a las 6 de la mañana un empleado diciéndote que está enfermo y no puede trabajar ese día. Agarras tu teléfono y empiezas a enviar mensajes de texto para ver si alguien está disponible para cubrir el turno. Finalmente encuentras a alguien, pero luego tienes que volver a enviar un mensaje de texto a todos para decirles que el turno está ocupado, y tienes que actualizar tu agenda de Excel con el cambio. Todo esto y ni siquiera has tomado tu primer café todavía...
Con los creadores de horarios en línea, la comunicación se hace cargo de todo. Las notificaciones pueden ser activadas instantáneamente a los empleados cuando se actualizan los horarios, y también pueden elegir recibir recordatorios automáticos de los próximos turnos (¡no más excusas de "me olvidé"!) Los gerentes pueden elegir qué notificaciones desean recibir, incluyendo tiempo libre, disponibilidad y solicitudes de intercambio de turnos. Los sistemas de mensajería integrados también le permiten comunicarse con los empleados, ya sea de forma individual o en grupo, para recordarles los cambios importantes, complementar las sesiones informativas de los turnos o simplemente para saludarles. Oh, ¿y encontrar un reemplazo para el trabajador enfermo? Sólo tienes que mirar la aplicación para ver quién está disponible ese día y contactar con ellos en la aplicación.
4. Asegurar el cumplimiento de las regulaciones locales
Muchos programadores en línea tienen una lógica incorporada para asegurar que las empresas cumplan con la legislación local.
Por ejemplo, ¿sabía que en California los empleados "no exentos" tienen derecho a un descanso para comer de 30 minutos sin sueldo por cada período de cinco horas trabajadas durante su turno? ¿Y que los empleados tienen derecho a una hora extra de pago a la tarifa horaria regular del empleado cuando un empleador no le proporciona al empleado su descanso para comer?
En las aplicaciones de programación, las reglas de asignación de descansos y horas extras pueden ser configuradas para cumplir con la legislación local que se aplica a su negocio. También se pueden utilizar las preguntas y renuncias de los trabajadores para que reconozcan sus derechos o renuncien a ellos, dando pistas de auditoría en caso de que surja alguna disputa.
Veamos si tu hoja de cálculo hace eso...
5. Nómina e integraciones de puntos de venta
Excel es genial, pero ¿puede integrarse con su sistema de recursos humanos? La mayoría de las soluciones de programación tienden a integrarse con los sistemas de nómina y punto de venta como mínimo, incluyendo los más populares:
- ADP Workforce Now
- Restaurante Heartland
- Cuadrado
- Xero
Además de las ventajas obvias como la exportación de hojas de horas a sistemas de nómina, el verdadero beneficio radica en la obtención de una visión en tiempo real del rendimiento de la empresa. Recuperar el historial de ventas para pronosticar las ventas futuras y hacer una lista del personal para satisfacer la demanda, o comparar los costos de mano de obra programados con las ventas pronosticadas para programar de manera más inteligente los ingresos esperados.
OpenSimSim es una solución de programación de empleados y de seguimiento de tiempo en línea, construida con las pequeñas y medianas empresas en mente. Vea cómo puede ahorrar tiempo y dinero al cambiar a nuestro creador de horarios en línea ahora.