24 août 2020
Il existe une myriade de solutions technologiques pour aider les petites entreprises à gérer leurs activités de manière plus intelligente, des systèmes de paie et de ressources humaines (comme ADP Workforce Now) aux systèmes de points de vente. Toutefois, de nombreuses petites entreprises utilisent encore Microsoft Excel pour leurs besoins de planification plutôt qu'un outil de planification en ligne.
Les utilisateurs qui continuent à utiliser des modèles Excel pour la planification des employés nous disent souvent qu'ils se sentent "maîtres de la situation", qu'ils ont les informations dont ils ont besoin immédiatement à portée de main et que c'est "gratuit". Mais ce qui n'est pas apparent, c'est le coût, le temps et les efforts nécessaires pour conserver les horaires dans un seul répertoire manuel.
Lisez ce qui suit pour découvrir les cinq principales raisons pour lesquelles un planificateur en ligne peut vous faire gagner du temps et de l'argent, quelle que soit la taille de votre entreprise.
1. Accéder à la disponibilité des employés en un seul endroit
Un planificateur en ligne permet de connaître les disponibilités des employés, les demandes de congés et même les qualifications. Plus besoin de fouiller dans les SMS et les e-mails pour savoir qui a demandé des congés lors de la rédaction du planning de la semaine suivante. Même après la publication des horaires, les responsables peuvent voir l'impact des nouvelles demandes de congés sur le tableau de service, les horaires étant automatiquement mis à jour pour supprimer des travailleurs de leurs postes précédemment attribués et créer des possibilités de prise en charge par d'autres travailleurs.
2. Une source unique de vérité
Créer manuellement un calendrier chaque semaine n'est pas si difficile - hé, c'est juste une liste de noms par rapport à certaines dates et heures.
Cependant, il est difficile de tenir à jour ce calendrier et de s'assurer que vos employés disposent de la copie la plus récente et la plus correcte. Le suivi des versions et la réémission de copies aux employés à la suite de demandes de congés de dernière minute ou de maladie d'un employé prennent beaucoup de temps, tandis que pour les employés, il peut être très difficile de savoir quand et où ils doivent travailler.
L'utilisation d'un planificateur en ligne permet de s'assurer que les cadres et les employés ont toujours accès à l'horaire en cours, et comme il est en ligne, ils peuvent y accéder partout et à tout moment.
3. Plus de courriers électroniques et de textes
Ce scénario vous semble-t-il familier ? Vous êtes réveillé à 6 heures du matin par un employé qui vous dit qu'il est malade et qu'il ne peut pas travailler ce jour-là. Vous prenez votre téléphone et commencez à envoyer des SMS pour savoir si quelqu'un est disponible pour prendre la relève. Vous finissez par trouver quelqu'un, mais vous devez alors envoyer un nouveau SMS à tout le monde pour leur dire que le poste a été pourvu, et vous devez mettre à jour votre calendrier Excel en fonction de ce changement. Tout cela et vous n'avez même pas encore pris votre premier café ...
Avec les programmateurs en ligne, la communication est prise en charge. Les employés peuvent recevoir des notifications instantanées lorsque les horaires sont mis à jour, et ils peuvent également choisir de recevoir des rappels automatiques des prochains quarts de travail (plus d'excuses du type "j'ai oublié" !). Les gestionnaires peuvent choisir les notifications qu'ils souhaitent recevoir, y compris les congés, la disponibilité et les demandes de changement d'équipe. Les systèmes de messagerie intégrés vous permettent également de communiquer avec les employés, soit individuellement, soit en groupe, pour leur rappeler les changements importants, compléter les briefings de quart ou simplement les saluer. Oh, et trouver un remplaçant pour le travailleur malade ? Il vous suffit de regarder l'application pour savoir qui était disponible ce jour-là et de lui tendre la main dans l'application.
4. Veiller au respect des réglementations locales
De nombreux programmateurs en ligne ont intégré une logique pour s'assurer que les entreprises restent en conformité avec la législation locale.
Par exemple, saviez-vous qu'en Californie, les employés "non exemptés" ont droit à une pause repas non payée de 30 minutes pour chaque période de cinq heures travaillées pendant leur quart de travail ? Et les employés ont droit à une heure de salaire supplémentaire au taux horaire normal de l'employé lorsqu'un employeur ne leur accorde pas leur pause repas ?
Dans les applications de planification, les règles de répartition des pauses et des heures supplémentaires peuvent être configurées pour répondre à la législation locale qui s'applique à votre entreprise. Des avertissements et des questions peuvent également être utilisés pour que les travailleurs reconnaissent leurs droits ou y renoncent, en donnant des pistes de vérification en cas de litige.
Voyons comment votre tableur peut faire cela ....
5. Intégrations de la paie et des points de vente
Excel est génial, mais peut-il s'intégrer à votre système de ressources humaines ? La plupart des solutions de planification tendent à s'intégrer au minimum avec les systèmes de paie et de point de vente, les plus populaires incluant :
- La main-d'œuvre de l'ADP maintenant
- Restaurant Heartland
- Square
- Xero
Outre des avantages évidents comme l'exportation de feuilles de temps vers des systèmes de paie, le véritable avantage réside dans l'obtention d'un aperçu en temps réel des performances de l'entreprise. Retrouvez l'historique des ventes afin de prévoir les ventes futures et de dresser une liste du personnel pour répondre à la demande, ou comparez les coûts de main-d'œuvre prévus aux ventes prévues pour planifier plus intelligemment les recettes attendues.
OpenSimSim est une solution en ligne de planification et de suivi du temps des employés, conçue pour les petites et moyennes entreprises. Découvrez comment vous pouvez gagner du temps et de l'argent en passant dès maintenant à notre outil de planification en ligne.