Guide de préparation à la réouverture des restaurants

4 juin 2020

Alors que les restaurants rouvrent leurs portes aux clients après la COVID-19, une chose est à l'ordre du jour : l'incertitude" :

• Vos clients se sentiront-ils suffisamment en sécurité pour s'aventurer à l'extérieur pour un repas ?
• Comment planifier la main-d'œuvre pour répondre à la demande de clients inconnus ?
• Quel pourcentage de vos employés pourra retourner au travail immédiatement ?
• Pouvez-vous gérer efficacement les changements soudains de disponibilité dus à des cas COVID-19 ou à des dispositions de garde d'enfants ?
• Avez-vous un plan en cas de deuxième vague de COVID-19 ?

En tant que précieux client d'OpenSimSim, nous voulons faire de notre mieux pour vous donner une certaine certitude en ces temps incertains. Ce guide contient nos meilleurs conseils pour opérer dans un monde post-COVID-19 - et comment tirer le meilleur parti d'OpenSimSim pendant que vous le faites.

 

Mettre en œuvre des processus rigoureux en matière de santé et de sécurité

Distanciation sociale, EPI, lavage fréquent des mains : tous sont devenus synonymes de COVID-19, mais il existe de nombreuses autres stratégies que les entreprises peuvent mettre en œuvre pour réduire davantage la propagation et les risques pour les employés et les clients. (NB : Nous vous recommandons vivement de lire cet article du CDC, qui donne d'excellents conseils pour les restaurants et les bars).

• Tenez-vous au courant des réglementations de la ville, de l'État et/ou de l'industrie. Il peut s'agir d'exiger que tous les employés portent des masques ou de limiter le nombre d'établissements en fonction de la taille physique du restaurant et/ou du type d'entreprise.
• Mettez à jour votre politique de santé et de sécurité spécifiquement pour COVID-19 afin que les employés sachent ce que l'on attend d'eux. Sont-ils censés porter des masques pendant toute la durée de leur travail ? Doivent-ils se désinfecter les mains après chaque pause de travail ? Leur température sera-t-elle enregistrée au début de chaque quart de travail ?
• Assurer un approvisionnement suffisant en EPI, y compris les masques, les gants et le désinfectant pour les mains (mettre le désinfectant pour les mains à la disposition des employés et des clients)
• Nettoyez et désinfectez régulièrement les objets partagés après chaque utilisation (par exemple, les menus, les terminaux de cartes de crédit, les distributeurs de serviettes), ainsi que les autres surfaces fréquemment touchées.
• Saisissez les coordonnées du client à son arrivée. Si un client ou un employé est par la suite diagnostiqué avec le COVID-19, cela vous permettra de retracer qui a été en contact avec la ou les personnes pendant leur séjour dans votre restaurant. (Veillez à ce que la collecte et le stockage des informations soient conformes aux exigences en matière de protection de la vie privée).
• Réduire ou éliminer l'utilisation d'objets partagés par les clients. Exemples :
  • Revenir aux gobelets en papier plutôt que de garder des tasses pour le café à emporter
  • Fournir des menus papier à usage unique qui peuvent être jetés après usage
  • Cesser de fournir du matériel de lecture tel que des journaux ou des magazines
  • Remplacer les bouteilles de condiments partagées par des sachets à usage unique
• De même, recherchez des équipements "sans contact" tels que des sèche-mains sans contact et des distributeurs automatiques de savon dans les toilettes
• Modifiez l'agencement de votre restaurant pour favoriser la distanciation sociale (voir quelques exemples créatifs ici).
• Mettre en place des "pare-haleine" dans les zones de service concernées, telles que les points de paiement
• Afficher une signalisation claire encourageant les habitudes de distanciation sociale, comme des autocollants au sol indiquant où se tenir ou la capacité maximale de la salle dans la vitrine

 

Des moyens d'améliorer la sécurité des restaurants avec OpenSimSim :

• Mettre en place un système d'enregistrement des heures d'arrivée et de départ sans contact via des horloges mobiles afin de réduire le risque de propagation des germes
• Mise en place d'un système d'avertissement (à venir) pour les employés au début d'un service
• Mise en place de questions de pointage auxquelles les employés devront répondre à la fin de leur quart de travail

Préparez-vous aux changements de vos effectifs et de votre calendrier

À quoi ressemblera votre main-d'œuvre demain ? La semaine prochaine ? Le mois prochain ? Pour chaque entreprise, c'est différent. Certains membres du personnel peuvent avoir été licenciés et ne reviendront pas. D'autres peuvent avoir été mis à pied. Certains reviendront à des horaires de travail modifiés, avec moins d'équipes. La clé de l'avenir : rester à l'écoute des personnes disponibles et prévoir des remplacements de dernière minute pour les employés malades. L'accès à ces informations dans un outil de planification des horaires de travail vous permet de réagir rapidement si les demandes des clients diffèrent considérablement des attentes.

• Facilitez la recherche d'un remplaçant pour les employés malades en demandant au personnel de maintenir sa disponibilité et son indisponibilité (afin de savoir qui est disponible pour travailler et quand) et en permettant les échanges d'équipes.
• Plutôt que de réduire les effectifs, envisagez de répartir les heures de travail de manière égale entre les travailleurs. Cela vous permettra d'accélérer la cadence si la demande l'exige.
• Échelonner les heures de début et de fin des équipes de travail pour réduire au minimum les rassemblements de personnel dans des lieux communs, tels que les salles du personnel.
• Revoir les délais de livraison ou d'autres activités ne concernant pas les clients - les livraisons pourraient-elles être reçues plus tôt afin de minimiser les interactions avec les travailleurs ? Des cocktails ou des desserts peuvent-ils être préparés à l'avance, ce qui réduirait le personnel nécessaire au service du dîner ?
• Examinez la possibilité de programmer des groupes d'employés pour les mêmes équipes - si un employé tombe malade, cela limite le nombre d'employés exposés.

 

Les moyens d'améliorer la gestion du travail avec OpenSimSim :

• Se préparer à l'augmentation des absences des travailleurs en autorisant les échanges d'équipes (soit avec approbation automatique, soit avec l'approbation du directeur)
• Demandez aux employés de maintenir leur disponibilité (et indisponibilité) récurrente
• Créer des certifications, des postes ou des congés pour suivre les personnes malades et s'assurer qu'ils ne peuvent pas être programmés pour la durée de l'isolement
• Veiller à ce que des règles en matière d'heures supplémentaires soient établies au cas où certains employés doivent être utilisés plus que d'autres
• S'assurer que les gestionnaires ont téléchargé l'application mobile pour apporter des modifications rapides à l'horaire si nécessaire
• Vérifiez que les certifications des employés sont à jour, afin de savoir qui est disponible comme solution de repli pour les postes nécessitant des compétences spécialisées (par exemple, les barmans)

S'assurer que les employés comprennent leurs responsabilités

Faites en sorte que votre premier jour de retour soit réussi en veillant à ce que les employés soient formés et comprennent bien à l'avance ce qu'on attend d'eux.

• Communiquer les nouvelles pratiques d'hygiène et de sécurité qu'ils seront tenus de suivre. En outre, communiquez tout autre changement commercial qui a été mis en œuvre à la suite de la COVID-19. (Réservations uniquement ? Plus de libre-service ? Pas de retrait d'argent ?) Envisagez de communiquer ces changements par le biais d'une réunion d'équipe virtuelle afin que chacun ait la possibilité de poser des questions, et même en organisant une "équipe test" pour s'assurer que les employés se sentent à l'aise d'adhérer à ces nouvelles mesures.
• Mettre en ligne tous les nouveaux documents relatifs à la santé et à la sécurité au travail afin qu'ils soient accessibles à tous les employés à tout moment.
• Fournir une formation virtuelle à COVID-19 avant de reprendre le travail, et indiquer clairement qui doit la suivre et à quelle date.
• Si ce n'est pas déjà fait, actualisez votre politique de ressources humaines pour tenir compte des employés chez qui on a diagnostiqué la COVID-19 :
  • Les employés seront-ils payés ?
  • Quelle est la politique pour les employés qui doivent s'occuper d'un membre de leur famille malade ?
  • Quelle autorisation leur faut-il pour reprendre le travail ?
  • Quelles sont les exigences en matière de notification aux autorités locales ?

 

Moyens d'améliorer la communication des employés avec OpenSimSim :

• Tenez vos employés au courant des pratiques d'hygiène requises et des réglementations gouvernementales par le biais de la messagerie intégrée à l'application et vérifiez qui a vu vos messages pour vous assurer qu'ils ont été lus.
• Suivre les employés qui ont suivi la formation COVID-19 requise en utilisant la gestion des certifications

Communiquer et s'engager avec les clients

Personne ne sait exactement combien de clients seront présents dans leur établissement à la réouverture. Mais donnez-vous les meilleures chances de réussite en gardant les lignes de communication ouvertes avec les clients.

• Utilisez les médias sociaux tels que Facebook et Instagram pour communiquer votre date de réouverture, vos heures d'ouverture révisées, vos nouvelles politiques d'hygiène ou toute autre information pertinente afin de tenir vos clients au courant de ce à quoi ils peuvent s'attendre lors de la réouverture.
• Envisager la mise en place d'un système de réservation obligatoire pour tous les clients. Cela donne aux clients une certitude, évite la formation de files d'attente potentielles à l'extérieur de votre établissement et vous offre la sécurité quant au nombre de clients que vous pouvez attendre pour chaque service (ce qui facilitera la gestion du personnel).
• Avec moins de fréquentation, cherchez des moyens créatifs de mettre en place une distanciation sociale et de créer une atmosphère joviale : pourriez-vous faire jouer un bruit de fond pompé, comme si la salle était à sa capacité maximale ? Placez des mannequins ou des cartons découpés sur des tables non utilisées pour que la salle soit plus animée. Nous avons même vu un restaurant chinois qui a placé des pandas jouets sur des tabourets en alternance !

 

Maximiser l'efficacité

Les recettes ayant diminué en raison de la réduction des heures d'ouverture et du nombre de clients, il est temps de chercher des moyens de maximiser votre efficacité.

• Benjamin Franklin a dit un jour : "L'heure de travail d'un manager est gagnée à 21 dollars". Eh bien ... ce n'est peut-être pas exactement cela - mais le temps compte. Réfléchissez aux nouvelles technologies disponibles pour vous aider avec COVID et réduire les coûts - par exemple, OpenSimSim travaille avec une entreprise qui propose la commande de textes sans prendre aucun pourcentage. Ceux qui innovent dans les moments difficiles survivent !
• Pensez à la fameuse olive d'American Airlines. Dans les années 1980, Robert Crandall, alors directeur d'American Airlines, a calculé qu'en retirant une seule olive de chaque salade servie aux passagers, la compagnie aérienne économiserait 100 000 dollars par an. Fournir des serviettes et des pailles à la demande plutôt qu'en libre-service est un moyen évident de réduire le gaspillage et les coûts.
• Intégrez la bonne technologie dans votre entreprise :
  • Assurez-vous que votre outil de planification, le point de vente et la paie sont synchronisés
  • Suivez vos coûts de personnel et planifiez plus efficacement grâce aux solutions de planification des horaires des employés en ligne
  • Utiliser des technologies basées sur le cloud computing pour réduire les coûts informatiques
• Demandez à vos employés ce qu'ils voient. Les personnes à l'étage sont les mieux placées pour savoir où se situent les goulets d'étranglement. Comme tout le monde passe à la commande en ligne, il est important d'être ouvert aux commentaires. À l'heure actuelle, nous sommes tous des apprenants !
• Connectez-vous avec vos clients. Votre client moyen ne sait pas que les applications de livraison tierces prennent un tiers de la vérification ! Informez vos clients sur la différence entre les commandes par téléphone et les livraisons par un tiers. Annoncez votre processus de ramassage sur les médias sociaux et mettez des affiches sur vos vitrines. Il est temps de passer à l'action !

 

Les moyens de maximiser l'efficacité avec OpenSimSim :

• Créer des modèles d'horaires pour réduire le temps de publication des horaires
• Utiliser le budget du service pour planifier le personnel en fonction du budget
• Ajout d'une question d'exclusion pour permettre aux employés de donner leur avis sur les domaines à améliorer

 

Se préparer à une deuxième vague

Réfléchissez à vos faiblesses si vous êtes contraint de fermer vos portes une seconde fois et commencez à planifier dès maintenant.

• Votre entreprise est-elle complètement dépendante d'un seul aspect, comme le temps chaud ou les étudiants ? Cherchez des moyens de réduire cette dépendance, par exemple un marchand de glaces vendant du café chaud.
• Demandez aux employés en congé et licenciés de tenir leur disponibilité à jour, afin de savoir qui est disponible à mesure que la situation évolue.
• Si vous devez revenir à un modèle de livraison ou de vente à emporter uniquement, dites-le à vos clients ! (Si vous n'êtes pas encore sur les médias sociaux, c'est le moment de le faire). Communiquez clairement les heures d'ouverture et les menus disponibles et encouragez les clients à continuer à soutenir votre entreprise.
• Cherchez d'autres solutions pour utiliser votre espace - par exemple, certains restaurants louent leurs salles à manger vides à de petites entreprises ou à des particuliers pour qu'ils les utilisent comme espaces de travail.
• (Re)faire pivoter votre modèle d'entreprise. Au cours de la première vague, la plupart des points de vente de nourriture et de boissons étaient entièrement basés sur les plats à emporter et utilisaient des points de livraison tels que DoorDash et UberEats. Si votre entreprise ne l'a pas fait, étudiez ces options dès maintenant. Envisagez également des options moins évidentes : pourriez-vous vendre du café à partir d'une camionnette garée dans un supermarché local ? Emballer votre pain frais et le vendre pour la consommation à domicile ? Offrir des boîtes d'abonnement de pâtisseries par courrier ?

 

Liste de contrôle OpenSimSim :

• Demandez aux employés de maintenir leur disponibilité (et leur indisponibilité)

 

Restez en contact avec nous pendant la réouverture de votre restaurant - nous aimerions savoir comment vous fonctionnez ou connaître vos meilleurs conseils pour survivre à la pandémie.