6 juillet 2020
La législation sur la semaine de travail équitable continuant à être mise en place dans toute l'Amérique, les outils de planification pourraient être la réponse que les employeurs et les employés recherchent.
La loi sur la semaine de travail équitable (également appelée "predictive scheduling") a été mise en place à Chicago la semaine dernière, obligeant les employeurs à informer leurs employés à l'avance de leurs horaires ou à payer une prime pour les changements de dernière minute.
À l'instar des lois déjà adoptées dans d'autres régions du pays (notamment en Oregon, à San Francisco et à New York), l'objectif de la semaine de travail équitable est de fournir aux travailleurs postés vulnérables (généralement dans la restauration et le commerce de détail) des horaires plus prévisibles et plus stables, et de les dédommager lorsqu'ils ne sont pas aussi prévisibles.
Les exigences varient d'une juridiction à l'autre (ce qui est en soi un sujet de discussion), mais il y a en général cinq éléments communs :
- Les employeurs doivent informer leurs employés au moins dix jours à l'avance de leurs horaires (par exemple, à Chicago, les employés doivent être informés au moins dix jours à l'avance).
- Si un employeur modifie l'horaire d'un travailleur avec un préavis plus court que celui requis, il doit lui verser une pénalité appelée "salaire de prévisibilité" - qui peut augmenter à mesure que l'on se rapproche de la date du changement d'horaire.
- Les employés ont le "droit au repos", c'est-à-dire le droit de refuser les heures de travail qui commencent moins qu'un nombre minimum d'heures après la fin d'un quart de travail (ce que l'on appelle familièrement le "clopening", où l'employé travaille à la fois pendant le quart de fermeture et le quart d'ouverture). Un consentement documenté est nécessaire si un employé souhaite renoncer à ce droit.
- Des heures de travail supplémentaires doivent être proposées aux employés à temps partiel existants avant d'embaucher un nouvel employé.
- Les employeurs sont tenus de tenir des registres détaillés qui servent de preuve de leur conformité.
Des dispositions existent pour que les employés puissent continuer à échanger leurs postes ou à initier des changements d'horaires (sans que l'employeur n'encoure de pénalité).
Pourquoi ces changements ?
Trop souvent, les travailleurs postés font l'objet d'horaires de travail irréguliers et sont souvent soumis à des annulations de dernière minute, à des réductions de la durée des quarts de travail et à des préavis trop courts. Il est donc difficile pour les employés de planifier leurs semaines de travail, qu'il s'agisse de revenus anticipés, de besoins en matière de garde d'enfants ou même d'accepter des postes chez d'autres employeurs. Dans certains cas, ces changements de dernière minute entraînent également des pénalités financières pour l'employé (prenons le cas d'un travailleur qui a engagé une baby-sitter pour un poste de 10 heures et qui a payé un ticket de bus pour se rendre sur son lieu de travail, mais qui s'est fait dire à son arrivée que son poste avait été supprimé et qu'il n'était plus nécessaire).
L'impact sur les entreprises
En théorie, ces nouvelles exigences constituent une avancée positive pour les employés de l'industrie, car elles visent à remédier à la nature imprévisible de l'"emploi en équipe" et à permettre aux employés de mieux gérer leur vie en dehors du travail.
Toutefois, dans la pratique , se conformer à ces nouvelles exigences peut sembler un véritable monde d'efforts - en particulier à une époque où les besoins en personnel sont si peu connus en raison de la COVID-19. Se familiariser avec les nouvelles exigences, modifier les processus de planification, former les responsables et tenir des registres détaillés sont autant de frais généraux supplémentaires auxquels les entreprises doivent faire face pour assurer la conformité - le tout à un coût qui sera probablement répercuté sur le consommateur final.
Les grandes entreprises sont également préoccupées par la disparité entre les juridictions, avec des exigences différentes pour tout, des personnes concernées aux taux de pénalité et au délai de préavis requis - un cauchemar administratif !
Ce que les entreprises doivent faire
La raison pour laquelle de nombreuses entreprises ont tant de mal à prévoir leurs horaires peut se résumer simplement à un manque de technologie. Ces entreprises, qui jusqu'à présent s'appuyaient sur le papier et le crayon ou sur des feuilles de calcul Excel pour leurs besoins en matière de planification, se tourneront désormais vers les outils électroniques de planification pour suivre les horaires, informer les employés et mieux se conformer à la réglementation du travail locale.
Nous prêchons peut-être ici aux convertis, mais l'utilisation de tels outils présente de nombreux avantages, tant pour assurer le respect de la semaine de travail équitable que pour l'efficacité de l'ordonnancement général et de la gestion des employés.
Une programmation simplifiée
- Les modèles de prévision peuvent faciliter la planification avancée en utilisant les données du passé pour anticiper les besoins futurs en personnel.
- Les employés peuvent fixer leur disponibilité et leur indisponibilité à l'avance, ce qui leur permet de mieux gérer les responsabilités en dehors de leur travail et donne une meilleure visibilité aux gestionnaires. Cela permet également de réduire l'impact de la recherche de remplaçants lorsqu'un employé se fait porter malade - pas besoin de téléphoner ou de contacter les employés pendant leur jour de congé.
- Des modèles d'horaires peuvent être créés et sauvegardés, ce qui accélère la planification future et réduit le temps consacré par les gestionnaires à la gestion des horaires.
Grâce à ces avantages, des horaires fiables peuvent être publiés des semaines à l'avance, ce qui minimise la nécessité de modifier les horaires de manière imprévue et réduit ainsi la probabilité de prévisibilité des salaires.
Notifications automatiques
- Les employés peuvent être instantanément informés de la publication ou de la modification des horaires par des notifications "push" ou des messages "in-app" - pas besoin d'envoyer de nombreux textes ou e-mails ou de faire venir les employés au bureau.
- Les employés peuvent consulter les horaires actualisés en ligne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, mais les gestionnaires peuvent toujours mettre des copies imprimées à disposition dans les salles du personnel.
- Les fonctions de messagerie instantanée permettent des communications individuelles ou en groupe - plus besoin de chercher des numéros de téléphone ou des adresses électroniques.
Tenue de registres
Les outils électroniques ont généralement des pistes d'audit intégrées à des fins de tenue de registres, mais d'autres formes de tenue de registres peuvent être utilisées :
- Enregistrement de la date à laquelle la notification a été effectuée pour chaque équipe/heure, ainsi que de la date à laquelle la notification a été consultée par l'employé.
- Suivi des heures de début et de fin des équipes, ce qui permet également de calculer la période de repos entre les équipes.
- Documenter le consentement de l'employé (c'est-à-dire pour l'obstruction ou le changement d'horaire) par le biais d'une messagerie interne à l'application ou de questions/disclaimers formels intégrés à l'application.
Échanges de postes
- Les travailleurs peuvent être habilités à changer d'équipe ou à prendre des postes supplémentaires qui leur conviennent en activant les fonctions de changement d'équipe. Les responsables peuvent choisir si les échanges doivent être approuvés ou si les employés sont libres d'échanger et de quitter leur poste comme bon leur semble.
Si la jungle administrative est encore bien présente, l'espoir est que les employeurs bénéficieront également de ces nouvelles règles, en vertu
- Réduction du niveau de stress des travailleurs et des cadres
- Des employés plus heureux et plus productifs
- Réduction de la rétention des employés
Des lois sur la semaine de travail équitable continuent d'être appliquées dans tout le pays, alors informez-vous et mettez-vous en conformité (car les conséquences d'un non-respect peuvent être importantes).